Cómo evitar el Dark Purchasing en tu gestión de compras

Todas las empresas, sin importar su tamaño, requieren de insumos y servicios para operar. Estas necesidades pueden ser de diversa naturaleza. Desde adquirir materias primas, packaging o simples artículos de oficina. Los departamentos de compras (o abastecimiento) suelen ser los encargados de conseguir estos requerimientos.

¿Pero qué ocurre cuando una compañía no tiene una gestión de compras eficiente? Es ahí cuando aparecen los problemas y el dark purchasing. Estas también se denominan «compras oscuras» y se caracterizan por implicar fuga de dinero. Sin las herramientas adecuadas aplicadas en la gestión de compras las empresas pueden perder valiosos recursos. Pueden ser recursos tangibles como los recursos monetarios. O pueden ser intangibles, como tiempo y posibilidades de ahorro no detectadas de manera oportuna.

Además, un informe de la consultora Accenture sostiene que una empresa de $1000 millones de dólares puede perder casi $15 millones anuales debido a la falta de control en sus compras industriales y la pérdida es proporcional si hablamos de compañías más pequeñas. Esto evidencia que estas irregularidades tienen presencia tanto en el sector privado como en el sector público.

Prevenir pérdidas en gestión de compras

En la década de los ochenta, la “matriz de Kraljic” fue formulada por primera vez por Peter Kraljic en la revista Harvard Business Review. Más de cuarenta años después, sigue siendo igual de relevante. Esta teoría nos señala que existen cuatro tipo de productos o servicios que una empresa puede requerir a través de su departamento de compras: apalancados, estratégicos, rutinarios y críticos.

Tratándose de los insumos y servicios en las categorías “estratégicos” y “críticos”, tiene sentido trabajar con pocos proveedores bien establecidos y de baja rotación. Pero si hablamos de los productos “apalancados” y “rutinarios”, las herramientas tecnológicas pueden generar importantes beneficios para las compañías y evitar que se pierda dinero en ese tipo de operaciones. Aquí hablamos de commodities como materias primas o bien, de productos que no son críticos como los materiales de limpieza.

En los productos «apalancados» y «rutinarios» se encuentra el denominado gasto indirecto (que representa alrededor del 30% del gasto total en la gestión de compras) y el cual se esfuma con compras espontáneas o esporádicas debido a que estas no suelen estar planificadas de antemano. Es común, además, que estos gastos indirectos no estén bajo la supervisión de ningún departamento. Esto se produce ya que generalmente se trata de compras “pequeñas” en comparación al gasto directo. Por ende, es posible que ninguna persona dentro de la organización sepa exactamente cuánto dinero se está yendo en estas operaciones.

Adicionalmente, el uso de inteligencia artificial en softwares, permite tener una mayor apertura al mercado de proveedores, lo cual implica mayor competencia y por ende, una mayor oportunidad de ahorro para las empresas.